När en medarbetare blir sjukskriven under längre tid har du som arbetsgivare ett tydligt och lagstadgat ansvar att bidra till rehabiliteringen. Sedan den 1 juli 2018 gäller dessutom nya regler om arbetsgivarens rehabiliteringsansvar. De här reglerna gör det ännu viktigare att du har koll på vad som krävs – både för att hjälpa din medarbetare tillbaka till jobbet och för att undvika problem med lagstiftningen. Lär dig vad du behöver veta och hur du praktiskt ska hantera de nya reglerna om arbetsgivarens rehabiliteringsansvar.
När måste en rehabiliteringsplan tas fram av arbetsgivaren?
Enligt de nya reglerna är du som arbetsgivare skyldig att ta fram en plan för återgång i arbete om det finns skäl att tro att medarbetaren kommer vara borta från jobbet i minst 60 dagar. Det här ska ske senast den 30:e sjukskrivningsdagen, och det är inte valfritt – det är ett juridiskt krav.
Om sjukskrivningen först ser ut att bli kortare men sedan förlängs, ska du ta fram planen så snart som möjligt. Tanken är att medarbetaren snabbt ska få rätt stöd för att komma tillbaka, och att du som arbetsgivare tidigt ska påbörja dialog och dokumentation.
Så ser en bra rehabiliteringsplan ut
En rehabiliteringsplan ska vara både tydlig och realistisk. Den ska visa vad du och medarbetaren tänker göra för att en återgång till arbetet ska bli möjlig, vilka stödinsatser som krävs, och när de ska ske.
Planen bör bland annat innehålla:
- En bedömning av arbetsförmågan
- Eventuella anpassningar av arbetsuppgifter
- En tidsplan för åtgärder och återgång
- Namn på ansvariga personer
- Hur uppföljning ska ske
Du kan använda Försäkringskassans mall, men du har frihet att anpassa den efter ditt företags behov. Det viktiga är att allt dokumenteras ordentligt – Försäkringskassan kan begära ut planen, och Arbetsmiljöverket har rätt att granska ditt arbete.
Tre gränser för vad du måste göra
Ditt ansvar är stort – men det finns också tydliga gränser för hur långt du behöver gå. De nya reglerna innebär inte att du ska omorganisera hela verksamheten eller betala orimliga summor för att uppfylla ditt ansvar.
Här är de tre viktigaste gränserna:
-
Ekonomisk gräns: Åtgärder ska vara skäliga utifrån din ekonomi och verksamhetens resurser.
-
Organisatorisk gräns: Du behöver inte skapa nya tjänster eller omorganisera bara för att möjliggöra återgång i arbete.
-
Arbetsmiljögräns: Anpassningar får inte försämra arbetsmiljön för andra medarbetare.
Du som arbetsgivare måste kunna visa att du gjort allt du rimligen kan – men också att vissa åtgärder inte är möjliga utifrån dessa gränser.
Vad gäller vid utmattningssyndrom? Enligt nya regler om arbetsgivarens rehabiliteringsansvar
Vid psykisk ohälsa och särskilt vid utmattningssyndrom kan det vara svårt att veta exakt vad som krävs. Diagnosen är ibland osäker och prognosen diffus. Här är det extra viktigt att starta dialogen i tid och att hela processen dokumenteras – även om du till en början inte vet vilka åtgärder som kommer att behövas.
Ibland börjar planen med ett enkelt konstaterande: ”Det är oklart vilka insatser som behövs i nuläget.” Därifrån kan ni sedan bygga vidare tillsammans med medarbetaren och till exempel företagshälsovården.
Så hanterar du om medarbetaren inte deltar
Rehabilitering är ett samspel – du har ansvar för att stötta och planera, men medarbetaren måste också delta aktivt. Om någon uteblir från möten, vägrar lämna läkarintyg eller inte samarbetar trots påminnelser, kan det påverka både arbetsrättsligt och försäkringsmässigt.
Du bör i sådana fall:
- Dokumentera varje händelse
- Kommunicera tydligt vilka förväntningar som gäller
- Informera om att fortsatt samarbetsvägran kan leda till avslut av rehabiliteringsprocessen
Kom ihåg att du måste undersöka orsaken bakom utebliven medverkan innan du går vidare.
Arbetsgivarens rehabiliteringsansvar gäller även vid långvarig oförmåga
Om en medarbetare har nedsatt arbetsförmåga som bedöms vara långvarig eller permanent måste du ändå ha genomfört en rehabiliteringsprocess och dokumenterat allt innan du kan säga upp personen. Det räcker alltså inte att konstatera att arbetet inte fungerar – du behöver kunna visa att du har försökt allt som skäligen kan krävas.
Detta innebär:
- Genomförd omplaceringsutredning
- Bedömning av arbetsförmåga med stöd av läkarintyg och andra underlag
- Bevis på att det inte finns något arbete av betydelse som medarbetaren kan utföra
Först då kan du gå vidare med en uppsägning på saklig grund.
Ha en rehabiliteringspolicy – du kommer att behöva den
En stor fördel är att ha en färdig policy och tydliga rutiner innan ett sjukfall inträffar. Det ger trygghet och förutsägbarhet för både chefer och medarbetare. En policy kan innehålla riktlinjer för:
- Hur sjukfrånvaro ska anmälas
- När kontakt ska tas med den sjuke
- Hur och när möten ska ske
- Vilka dokument som ska användas
Med rätt struktur minskar risken för misstag, och du kan visa upp att du har kontroll på processen – något som både Försäkringskassan och Arbetsmiljöverket kan komma att granska.
Praktiska åtgärder – det här kan du göra
I den arbetslivsinriktade rehabiliteringen ska åtgärderna kunna ske på eller i nära anslutning till arbetsplatsen. Det kan handla om att du som arbetsgivare:
- Justerar arbetstider
- Ändrar eller förenklar arbetsuppgifter
- Tillhandahåller arbetshjälpmedel
- Erbjuder deltidsarbete eller arbetsträning
- Omplacerar till annan tjänst inom arbetsskyldigheten
Många gånger är det enkla förändringar som gör stor skillnad. Viktigast är att du har en öppen dialog och dokumenterar varje steg.
Läkarintyg – vad du måste kolla
Från åttonde sjukdagen behöver medarbetaren lämna in läkarintyg. Det är din skyldighet att se till att intyget innehåller relevant information, särskilt om arbetsförmåga och möjlig rehabilitering. Om det saknas uppgifter, ska du be medarbetaren att komplettera.
Ett bra läkarintyg bör ge dig underlag för att:
- Bedöma rätten till sjuklön
- Förstå sjukdomens påverkan på arbetsförmågan
- Identifiera möjliga rehabiliteringsåtgärder
Det är också tillåtet att begära att intyget skrivs av en viss läkare, exempelvis från företagshälsovården, om det finns särskilda skäl.
Därför tjänar du på de nya reglerna om arbetsgivarens rehabiliteringsansvar
Att hantera rehabilitering rätt är inte bara en lagfråga – det är en investering. En långtidssjukskrivning kan kosta ett sexsiffrigt belopp. Men en snabb, rättvis och strukturerad process kan ofta göra att en medarbetare återgår i arbete snabbare – till gagn för både individen och verksamheten.
Du har alltså allt att vinna på att förstå och följa de nya reglerna om arbetsgivarens rehabiliteringsansvar.
